Batang Tubuh & Naskah Pasal Terverifikasi
PASAL 1
BAB I: KETENTUAN UMUM
Dalam Peraturan Pemerintah ini yang dimaksud dengan :
1. Dokumen …
1. Dokumen perusahaan adalah data, catatan dan atau keterangan yang
dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan
kegiatannya, baik tertulis diatas kertas atau sarana lain maupun
terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau
didengar.
2. Mikrofilm adalah film yang memuat rekaman bahan tertulis, dan atau
tergambar dalam ukuran yang sangat kecil.
3. Legalisasi adalah tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang
dialihkan atau ditransformasikan ke dalam mikrofilm atau media
lain, yang menerangkan atau menyatakan bahwa isi dokumen
perusahaan yang terkandung di dalam mikrofilm atau media lain
tersebut sesuai dengan naskah aslinya.
PASAL 2
BAB I: KETENTUAN UMUM
Setiap perusahaan dapat mengalihkan dokumen perusahaan yang dibuat
atau diterima baik di atas kertas maupun dalam sarana lainnya ke dalam
mikrofilm atau media lainnya.
PASAL 3
BAB I: KETENTUAN UMUM
Pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2
dapat dilakukan sejak dokumen dibuat atau diterima oleh perusahaan
bersangkutan.
PASAL 4
BAB I: KETENTUAN UMUM
Dalam pengalihan dokumen perusahaan, pimpinan perusahaan wajib
mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu disimpan
karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan nasional atau
kepentingan perusahaan.
Pasal 5 …
PASAL 5
BAB I: KETENTUAN UMUM
Pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah dokumen asli
dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau
media lainnya, dalam hal dokumen tersebut masih:
a. mempunyai kekuatan pembuktian otentik;
b. mengandung kepentingan hukum tertentu.
BAB II
TATA CARA PENGALIHAN
PASAL 6
BAB II: TATA CARA PENGALIHAN
(1) Sebelum melakukan pengalihan, perusahaan yang bersangkutan
wajib melakukan persiapan dan penelitian dari berbagai aspek atas
dokumen perusahaan yang akan dialihkan.
(2) Pimpinan perusahaan yang bersangkutan dapat terlebih dahulu
menetapkan pedoman intern dalam rangka pengalihan dokumen
perusahaan.
(3) Pimpinan perusahaan dapat menetapkan pejabat di lingkungan
perusahaan yang bersangkutan yang ditunjuk dan bertanggung jawab
untuk meneliti dan menetapkan dokumen perusahaan yang akan
dialihkan.
PASAL 7
BAB II: TATA CARA PENGALIHAN
Keputusan mengenai pengalihan dokumen perusahaan hanya dapat
dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk.
Pasal 8 …
PASAL 8
BAB II: TATA CARA PENGALIHAN
Dalam dokumen perusahaan yang dibuat perusahaan berbentuk neraca
tahunan,
perhitungan
laba
rugi
tahunan,
atau
tulisan
lain
yang
menggambarkan neraca laba rugi, pengalihan hanya dapat dilakukan
setelah dokumen perusahaan tersebut dibuat di atas kertas dan
ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di
lingkungan perusahaan yang bersangkutan.
PASAL 9
BAB II: TATA CARA PENGALIHAN
Pengalihan dokumen perusahaan dapat dilakukan terhadap satu set
dokumen tertentu atau sekumpulan dokumen, baik yang sejenis maupun
yang tidak sejenis.
PASAL 10
BAB II: TATA CARA PENGALIHAN
(1) Pengalihan dokumen perusahaan dilakukan dengan menggunakan
peralatan dan teknologi yang memenuhi standar ketetapan dan
kelengkapan sehingga dapat menjamin hasil pengalihan sesuai
dengan naskah asli dokumen yang dialihkan.
(2) Dalam pengalihan dokumen perusahaan pimpinan perusahaan atau
pejabat yang ditunjuk wajib menjamin keamanan proses pengalihan
agar:
a. dokumen perusahaan hasil pengalihan, yang disimpan di dalam
mikrofilm atau media lainnya tersebut, merupakan dokumen
pengganti yang sepenuhnya sama dengan naskah aslinya;
b. mikrofilm …
b. mikrofilm atau media lainnya tetap dalam keadaan baik untuk
dapat disimpan dalam jangka waktu sekurang-kurangnya sesuai
dengan ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang diatur
dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku; dan
c. dokumen hasil pengalihan dapat dibaca atau dicetak kembali di
atas kertas.
PASAL 11
BAB II: TATA CARA PENGALIHAN
(1) Perusahaan dapat menunjuk perusahaan lain untuk melaksanakan
pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media
lainnya.
(2) Perusahaan
yang
ditunjuk
melaksanakan
pengalihan
dokumen
sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib memenuhi syarat
sebagai berikut:
a. berbadan hukum; dan
b. memperoleh izin usaha.
PASAL 12
BAB II: TATA CARA PENGALIHAN
Apabila tempat pemrosesan pengalihan dokumen perusahaan berbeda
dari tempat pembuatan dan penyimpanan dokumen perusahaan, proses
pengalihan dapat dilakukan melalui media teknik pengalihan yang
tersedia.
BAB III …
BAB III
LEGALISASI DAN BERITA ACARA
PASAL 13
BAB III: LEGALISASI DAN BERITA ACARA
(1) Setiap pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau
media lainnya wajib dilegalisasi oleh pimpinan perusahaan atau
pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan
dengan dibuatkan berita acara.
(2) Berita
Acara
sebagaimana
dimaksud
dalam
ayat
(1)
sekurang-kurangnya memuat:
a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya
legalisasi;
b. keterangan mengenai jenis dokumen yang dialihkan;
c. keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat
di atas kertas atau sarana lainnya ke dalam mikrofilm atau media
lainnya telah dilakukan sesuai dengan naskah aslinya;
d. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan.
(3) Berita Acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dibuat
dalam
rangkap 3 (tiga) dan dilampiri dengan daftar pertelaan atas dokumen
perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya,
dengan ketentuan:
a. lembar pertama untuk pimpinan perusahaan;
b. lembar kedua untuk unit pengolahan; dan
c. lembar ketiga untuk unit kearsipan.
(4) Berita
(4) Berita acara dan daftar pertelaan sebagaimana dimaksud dalam ayat
(3) merupakan bagian yang tak terpisahkan dari dokumen perusahaan
yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.
(5) Dalam hal pengalihan dokumen perusahaan dilaksanakan oleh
perusahaan lain sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1),
maka pembuatan berita acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (2)
tetap
menjadi
tanggung
jawab
pimpinan
perusahaan
yang
bersangkutan.
PASAL 14
BAB III: LEGALISASI DAN BERITA ACARA
Dalam satu mikrofilm atau media lainnya dapat memuat beberapa proses
pengalihan dokumen perusahaan yang masing-masing dibuatkan berita
acara.
PASAL 15
BAB III: LEGALISASI DAN BERITA ACARA
Naskah pasal.
PASAL 16
Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen
Perusahaan, perlu menetapkan Peraturan Pemerintah tentang Tata Cara
Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media
Lainnya dan Legalisasi;
Mengingat
:
1. Pasal 5 ayat (2) Undang-Undang Dasar 1945;
2. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan
(Lembaran Negara Tahun 1997 Nomor 18, Tambahan Lembaran
Negara Nomor 3674);
MEMUTUSKAN :
Menetapkan :
PERATURAN
PEMERINTAH
TENTANG
TATA
CARA
PENGALIHAN
DOKUMEN
PERUSAHAAN
KE
DALAM
MIKROFILM ATAU MEDIA LAINNYA DAN LEGALISASI.
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan Pemerintah ini yang dimaksud dengan :
1. Dokumen …
1. Dokumen perusahaan adalah data, catatan dan atau keterangan yang
dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan
kegiatannya, baik tertulis diatas kertas atau sarana lain maupun
terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau
didengar.
2. Mikrofilm adalah film yang memuat rekaman bahan tertulis, dan atau
tergambar dalam ukuran yang sangat kecil.
3. Legalisasi adalah tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang
dialihkan atau ditransformasikan ke dalam mikrofilm atau media
lain, yang menerangkan atau menyatakan bahwa isi dokumen
perusahaan yang terkandung di dalam mikrofilm atau media lain
tersebut sesuai dengan naskah aslinya.
Pasal 2
Setiap perusahaan dapat mengalihkan dokumen perusahaan yang dibuat
atau diterima baik di atas kertas maupun dalam sarana lainnya ke dalam
mikrofilm atau media lainnya.
Pasal 3
Pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2
dapat dilakukan sejak dokumen dibuat atau diterima oleh perusahaan
bersangkutan.
Pasal 4
Dalam pengalihan dokumen perusahaan, pimpinan perusahaan wajib
mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu disimpan
karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan nasional atau
kepentingan perusahaan.
Pasal 5 …
Pasal 5
Pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah dokumen asli
dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau
media lainnya, dalam hal dokumen tersebut masih:
a. mempunyai kekuatan pembuktian otentik;
b. mengandung kepentingan hukum tertentu.
BAB II
TATA CARA PENGALIHAN
Pasal 6
(1) Sebelum melakukan pengalihan, perusahaan yang bersangkutan
wajib melakukan persiapan dan penelitian dari berbagai aspek atas
dokumen perusahaan yang akan dialihkan.
(2) Pimpinan perusahaan yang bersangkutan dapat terlebih dahulu
menetapkan pedoman intern dalam rangka pengalihan dokumen
perusahaan.
(3) Pimpinan perusahaan dapat menetapkan pejabat di lingkungan
perusahaan yang bersangkutan yang ditunjuk dan bertanggung jawab
untuk meneliti dan menetapkan dokumen perusahaan yang akan
dialihkan.
Pasal 7
Keputusan mengenai pengalihan dokumen perusahaan hanya dapat
dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk.
Pasal 8 …
Pasal 8
Dalam dokumen perusahaan yang dibuat perusahaan berbentuk neraca
tahunan,
perhitungan
laba
rugi
tahunan,
atau
tulisan
lain
yang
menggambarkan neraca laba rugi, pengalihan hanya dapat dilakukan
setelah dokumen perusahaan tersebut dibuat di atas kertas dan
ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di
lingkungan perusahaan yang bersangkutan.
Pasal 9
Pengalihan dokumen perusahaan dapat dilakukan terhadap satu set
dokumen tertentu atau sekumpulan dokumen, baik yang sejenis maupun
yang tidak sejenis.
Pasal 10
(1) Pengalihan dokumen perusahaan dilakukan dengan menggunakan
peralatan dan teknologi yang memenuhi standar ketetapan dan
kelengkapan sehingga dapat menjamin hasil pengalihan sesuai
dengan naskah asli dokumen yang dialihkan.
(2) Dalam pengalihan dokumen perusahaan pimpinan perusahaan atau
pejabat yang ditunjuk wajib menjamin keamanan proses pengalihan
agar:
a. dokumen perusahaan hasil pengalihan, yang disimpan di dalam
mikrofilm atau media lainnya tersebut, merupakan dokumen
pengganti yang sepenuhnya sama dengan naskah aslinya;
b. mikrofilm …
b. mikrofilm atau media lainnya tetap dalam keadaan baik untuk
dapat disimpan dalam jangka waktu sekurang-kurangnya sesuai
dengan ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang diatur
dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku; dan
c. dokumen hasil pengalihan dapat dibaca atau dicetak kembali di
atas kertas.
Pasal 11
(1) Perusahaan dapat menunjuk perusahaan lain untuk melaksanakan
pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media
lainnya.
(2) Perusahaan
yang
ditunjuk
melaksanakan
pengalihan
dokumen
sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib memenuhi syarat
sebagai berikut:
a. berbadan hukum; dan
b. memperoleh izin usaha.
Pasal 12
Apabila tempat pemrosesan pengalihan dokumen perusahaan berbeda
dari tempat pembuatan dan penyimpanan dokumen perusahaan, proses
pengalihan dapat dilakukan melalui media teknik pengalihan yang
tersedia.
BAB III …
BAB III
LEGALISASI DAN BERITA ACARA
Pasal 13
(1) Setiap pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau
media lainnya wajib dilegalisasi oleh pimpinan perusahaan atau
pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan
dengan dibuatkan berita acara.
(2) Berita
Acara
sebagaimana
dimaksud
dalam
ayat
(1)
sekurang-kurangnya memuat:
a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya
legalisasi;
b. keterangan mengenai jenis dokumen yang dialihkan;
c. keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat
di atas kertas atau sarana lainnya ke dalam mikrofilm atau media
lainnya telah dilakukan sesuai dengan naskah aslinya;
d. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan.
(3) Berita Acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dibuat
dalam
rangkap 3 (tiga) dan dilampiri dengan daftar pertelaan atas dokumen
perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya,
dengan ketentuan:
a. lembar pertama untuk pimpinan perusahaan;
b. lembar kedua untuk unit pengolahan; dan
c. lembar ketiga untuk unit kearsipan.
(4) Berita
(4) Berita acara dan daftar pertelaan sebagaimana dimaksud dalam ayat
(3) merupakan bagian yang tak terpisahkan dari dokumen perusahaan
yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.
(5) Dalam hal pengalihan dokumen perusahaan dilaksanakan oleh
perusahaan lain sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1),
maka pembuatan berita acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (2)
tetap
menjadi
tanggung
jawab
pimpinan
perusahaan
yang
bersangkutan.
Pasal 14
Dalam satu mikrofilm atau media lainnya dapat memuat beberapa proses
pengalihan dokumen perusahaan yang masing-masing dibuatkan berita
acara.
Pasal 15
Pembuatan berita acara pengalihan dokumen perusahaan yang sejak
semula dibuat atau diterima dalam sarana lainnya, dapat dilakukan
secara
elektronis
dengan
tetap
mendasarkan
pada
ketentuan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13.
Pasal 16
(1) Dokumen yang telah dialihkan dalam mikrofilm atau media lainnya
atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah.
(2) Hasil
(2) Hasil cetak dokumen yang dialihkan ke dalam mikrofilm dapat
dilegalisasi untuk keperluan proses peradilan dan kepentingan
hukum lainnya.
BAB IV
KETENTUAN PERALIHAN
PASAL 17
BAB IV: KETENTUAN PERALIHAN
Dokumen yang telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya
sebelum berlaku Peraturan Pemerintah ini, untuk dapat menjadi alat
bukti yang sah wajib dibuatkan berita acara dan daftar pertelaan
berdasarkan ketentuan dalam Peraturan Pemerintah ini.
BAB V
KETENTUAN PENUTUP
PASAL 18
BAB V: KETENTUAN PENUTUP
Peraturan Pemerintah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar … Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Pemerintah ini dengan penempatannya dalam Lembaran Negara Republik Indonesia.