DIKTUM KESATU
Diktum Instruksi / Penetapan
diparaf oleh Menteri Sekretaris Negara/Sekretaris Kabinet, dan setelah ditandatangani Presiden menjadi pertinggal serta disimpan oleh unit pengolah; b) rangkap kedua tidak diparaf, dan setelah ditandatangani Presiden dikirimkan kepada pihak yang dituju dalam surat. 4) Surat Jabatan Presiden yang telah ditandatangani Presiden diproses lebih lanjut oleh Biro Tata Usaha, Sekretariat Kementerian Sekretariat Negara dengan kegiatan: a) pemberian nomor; b) pembubuhan cap jabatan Presiden sesuai dengan ketentuan perundang-undangan; c) penggandaan sesuai dengan jumlah tembusan; d) penyiapan amplop surat; e) pengiriman melalui jasa pos/caraka/ekspedisi lainnya. Dalam kondisi tertentu Unit Pengolah dapat melaksanakan kegiatan sebagaimana tercantum dalam angka c), angka d), dan angka e).
b. Surat Jabatan Wakil Presiden 1) Konsep surat jabatan Wakil Presiden dapat disiapkan baik berdasarkan disposisi Wakil Presiden terhadap surat permohonan dari Menteri atau Pimpinan Instansi/Lembaga Pemerintah Non Kementerian maupun atas inisiatif unit pengolah sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya. 2) Konsep surat Wakil Presiden diajukan secara berjenjang melalui Memorandum pejabat Eselon I yang terkait. 3) Konsep surat jabatan yang akan ditandatangani Wakil Presiden dibuat dalam 2 rangkap: a) rangkap kesatu diparaf oleh Sekretaris Wakil Presiden, dan setelah ditandatangani Wakil Presiden menjadi pertinggal serta disimpan oleh unit pengolah; b) rangkap kedua tidak diparaf, dan setelah ditandatangani Wakil Presiden dikirimkan kepada pihak yang dituju dalam surat. 4) Surat . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA 4) Surat jabatan yang telah ditandatangani Wakil Presiden diproses lebih lanjut oleh Biro Tata Usaha, Teknologi Informasi, dan Kepegawaian, Deputi Bidang Administrasi, Sekretariat Wakil Presiden, dengan kegiatan: a) pemberian nomor; b) pembubuhan cap jabatan sesuai dengan ketentuan perundang- undangan; c) penggandaan sesuai dengan jumlah tembusan; d) penyiapan amplop surat; e) pengiriman melalui jasa pos/caraka/ekspedisi lainnya. Dalam kondisi tertentu Unit Pengolah dapat melaksanakan kegiatan sebagaimana tercantum dalam angka c), angka d), dan angka e).
3. Penyimpanan Surat Jabatan Presiden dan Wakil Presiden Surat Jabatan Presiden/Wakil Presiden dengan paraf yang telah ditandatangani Presiden/Wakil Presiden disimpan oleh Unit Pengolah dan disampaikan pada unit yang menangani arsip sesuai dengan jadwal retensi arsip. B. Surat Undangan Acara Presiden dan Wakil Presiden
1. Mekanisme Penyiapan Konsep Surat Undangan Acara Presiden dan Wakil Presiden
a. Dari Instansi Terkait 1) Instansi terkait menyampaikan surat permohonan kehadiran Presiden/Wakil Presiden pada acara kenegaraan/acara resmi kepada Menteri Sekretaris Negara. Dalam hal acara kenegaraan/acara resmi bertempat di luar Istana Presiden/Wakil Presiden, surat permohonan juga disertai konsep Surat Undangan acara dimaksud. 2) Menteri Sekretaris Negara menyampaikan surat permohonan kehadiran Presiden/Wakil Presiden pada acara kenegaraan/acara resmi kepada Presiden/Wakil Presiden melalui Sespri Presiden/Wakil Presiden. 3) Presiden . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA 3) Presiden/Wakil Presiden memberikan persetujuan untuk memimpin/menghadiri acara kenegaraan/acara resmi tersebut kepada Menteri Sekretaris Negara melalui Sespri Presiden/Wakil Presiden. 4) Menteri Sekretaris Negara memberikan arahan/disposisi kepada Kepala Sekretariat Presiden/Kepala Sekretariat Wakil Presiden untuk menyelenggarakan rapat koordinasi. 5) Biro Protokol melaksanakan penyiapan Surat Undangan Presiden/Wakil Presiden sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
b. Dari Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara/Sekretariat Kabinet 1) Menteri Sekretaris Negara/Sekretaris Kabinet menyampaikan Memorandum permohonan kehadiran Presiden/Wakil Presiden pada acara kenegaraan/acara resmi kepada Presiden/Wakil Presiden melalui Sespri Presiden/Wakil Presiden. 2) Presiden memberikan arahan/disposisi akan menghadiri acara kenegaraan/acara resmi tersebut kepada Menteri Sekretaris Negara melalui Sespri Presiden/Wakil Presiden. 3) Menteri Sekretaris Negara memberikan arahan/disposisi kepada Kepala Sekretariat Presiden untuk menyelenggarakan rapat koordinasi. 4) Biro Protokol melaksanakan penyiapan Surat Undangan Acara Presiden/Wakil Presiden sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Mekanisme Distribusi Surat Undangan Acara Presiden dan Wakil Presiden Biro Protokol melaksanakan distribusi Surat Undangan Acara Presiden/Wakil Presiden. Dalam hal Acara Presiden/Wakil Presiden merupakan inisiasi Instansi terkait dan bertempat di luar Istana Presiden/Wakil Presiden, Instansi terkait dapat membantu distribusi Surat Undangan Acara Presiden/Wakil Presiden dimaksud. BAB VI . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA BAB VI PENUTUP Para pejabat/pegawai di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, Sekretariat Kabinet, dan Instansi Pengusul perlu memahami Petunjuk Pelaksanaan Tata Surat Kepresidenan Republik Indonesia agar dapat mewujudkan standar penyusunan surat Kepresidenan, serta tertib administrasi dalam pengelolaan surat kepresidenan. MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA, ttd. PRATIKNO Salinan sesuai dengan aslinya KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA RI Kepala Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja, Agussalim
b. Surat Jabatan Wakil Presiden 1) Konsep surat jabatan Wakil Presiden dapat disiapkan baik berdasarkan disposisi Wakil Presiden terhadap surat permohonan dari Menteri atau Pimpinan Instansi/Lembaga Pemerintah Non Kementerian maupun atas inisiatif unit pengolah sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya. 2) Konsep surat Wakil Presiden diajukan secara berjenjang melalui Memorandum pejabat Eselon I yang terkait. 3) Konsep surat jabatan yang akan ditandatangani Wakil Presiden dibuat dalam 2 rangkap: a) rangkap kesatu diparaf oleh Sekretaris Wakil Presiden, dan setelah ditandatangani Wakil Presiden menjadi pertinggal serta disimpan oleh unit pengolah; b) rangkap kedua tidak diparaf, dan setelah ditandatangani Wakil Presiden dikirimkan kepada pihak yang dituju dalam surat. 4) Surat . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA 4) Surat jabatan yang telah ditandatangani Wakil Presiden diproses lebih lanjut oleh Biro Tata Usaha, Teknologi Informasi, dan Kepegawaian, Deputi Bidang Administrasi, Sekretariat Wakil Presiden, dengan kegiatan: a) pemberian nomor; b) pembubuhan cap jabatan sesuai dengan ketentuan perundang- undangan; c) penggandaan sesuai dengan jumlah tembusan; d) penyiapan amplop surat; e) pengiriman melalui jasa pos/caraka/ekspedisi lainnya. Dalam kondisi tertentu Unit Pengolah dapat melaksanakan kegiatan sebagaimana tercantum dalam angka c), angka d), dan angka e).
3. Penyimpanan Surat Jabatan Presiden dan Wakil Presiden Surat Jabatan Presiden/Wakil Presiden dengan paraf yang telah ditandatangani Presiden/Wakil Presiden disimpan oleh Unit Pengolah dan disampaikan pada unit yang menangani arsip sesuai dengan jadwal retensi arsip. B. Surat Undangan Acara Presiden dan Wakil Presiden
1. Mekanisme Penyiapan Konsep Surat Undangan Acara Presiden dan Wakil Presiden
a. Dari Instansi Terkait 1) Instansi terkait menyampaikan surat permohonan kehadiran Presiden/Wakil Presiden pada acara kenegaraan/acara resmi kepada Menteri Sekretaris Negara. Dalam hal acara kenegaraan/acara resmi bertempat di luar Istana Presiden/Wakil Presiden, surat permohonan juga disertai konsep Surat Undangan acara dimaksud. 2) Menteri Sekretaris Negara menyampaikan surat permohonan kehadiran Presiden/Wakil Presiden pada acara kenegaraan/acara resmi kepada Presiden/Wakil Presiden melalui Sespri Presiden/Wakil Presiden. 3) Presiden . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA 3) Presiden/Wakil Presiden memberikan persetujuan untuk memimpin/menghadiri acara kenegaraan/acara resmi tersebut kepada Menteri Sekretaris Negara melalui Sespri Presiden/Wakil Presiden. 4) Menteri Sekretaris Negara memberikan arahan/disposisi kepada Kepala Sekretariat Presiden/Kepala Sekretariat Wakil Presiden untuk menyelenggarakan rapat koordinasi. 5) Biro Protokol melaksanakan penyiapan Surat Undangan Presiden/Wakil Presiden sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
b. Dari Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara/Sekretariat Kabinet 1) Menteri Sekretaris Negara/Sekretaris Kabinet menyampaikan Memorandum permohonan kehadiran Presiden/Wakil Presiden pada acara kenegaraan/acara resmi kepada Presiden/Wakil Presiden melalui Sespri Presiden/Wakil Presiden. 2) Presiden memberikan arahan/disposisi akan menghadiri acara kenegaraan/acara resmi tersebut kepada Menteri Sekretaris Negara melalui Sespri Presiden/Wakil Presiden. 3) Menteri Sekretaris Negara memberikan arahan/disposisi kepada Kepala Sekretariat Presiden untuk menyelenggarakan rapat koordinasi. 4) Biro Protokol melaksanakan penyiapan Surat Undangan Acara Presiden/Wakil Presiden sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Mekanisme Distribusi Surat Undangan Acara Presiden dan Wakil Presiden Biro Protokol melaksanakan distribusi Surat Undangan Acara Presiden/Wakil Presiden. Dalam hal Acara Presiden/Wakil Presiden merupakan inisiasi Instansi terkait dan bertempat di luar Istana Presiden/Wakil Presiden, Instansi terkait dapat membantu distribusi Surat Undangan Acara Presiden/Wakil Presiden dimaksud. BAB VI . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA BAB VI PENUTUP Para pejabat/pegawai di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, Sekretariat Kabinet, dan Instansi Pengusul perlu memahami Petunjuk Pelaksanaan Tata Surat Kepresidenan Republik Indonesia agar dapat mewujudkan standar penyusunan surat Kepresidenan, serta tertib administrasi dalam pengelolaan surat kepresidenan. MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA, ttd. PRATIKNO Salinan sesuai dengan aslinya KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA RI Kepala Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja, Agussalim