DOKUMEN 1
Naskah Resmi Dokumen
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA LAMPIRAN PERATURAN MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 1 TAHUN 2020 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN PENGELOLAAN ARSIP KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA PETUNJUK PELAKSANAAN PENGELOLAAN ARSIP KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Arsip merupakan bukti pertanggungjawaban kegiatan administrasi yang dilaksanakan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Oleh karena itu, keberadaannya memiliki nilai dan arti yang sangat penting, karena merupakan bahan bukti resmi penyelenggaraan administrasi di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Pengelolaan arsip difokuskan kepada penataan fisik dan informasi arsip yang dilakukan oleh Pejabat Fungsional Arsiparis dan Pengelola Arsip Kementerian Sekretariat Negara di bawah koordinasi pejabat struktural di unit kerja masing-masing. Pelaksanaan pengelolaan arsip menerapkan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dari Arsip Nasional Republik Indonesia dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dalam rangka mewujudkan tertib administrasi dalam pengolahan, penataan, dan penyimpanan arsip di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara telah ditetapkan Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 23 Tahun 2015 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Kementerian Sekretariat Negara. Peraturan . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 23 Tahun 2015 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Kementerian Sekretariat Negara sudah tidak sesuai lagi dengan organisasi dan tata kerja Kementerian Sekretariat Negara dan peraturan perundang-undangan, sehingga perlu diganti/disempurnakan. B. Maksud dan Tujuan Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Kementerian Sekretariat Negara dimaksudkan sebagai pedoman dalam penyelenggaraan kearsipan bagi para pejabat dan pegawai di unit kearsipan dan unit pengolah pada setiap satuan organisasi di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Tujuannya agar dapat tercapai kesamaan pengertian dan tindakan dalam pengelolaan arsip. C. Ruang Lingkup Ruang lingkup petunjuk pelaksanaan ini meliputi asas, prinsip, dan perangkat kearsipan, pengelolaan arsip, serta peralatan kearsipan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. D. Pengertian
1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Kementerian Sekretariat Negara dalam rangka kegiatan kedinasan, kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2. Arsip Aktif adalah Arsip Kementerian Sekretariat Negara yang frekuensi penggunaanya tinggi dan/atau terus-menerus dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi dan dikelola oleh Unit Pengolah di setiap satuan organisasi.
3. Arsip Inaktif adalah Arsip Kementerian Sekretariat Negara yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun dan dikelola oleh unit kearsipan.
4. Arsip . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA
4. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh Kementerian Sekretariat Negara karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
5. Arsiparis adalah pegawai Kementerian Sekretariat Negara yang diangkat dengan surat keputusan sebagai Pejabat Fungsional Arsiparis di Kementerian Sekretariat Negara yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan di unit pengolah dan unit kearsipan.
6. Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
7. Arsip Vital adalah Arsip Kementerian Sekretariat Negara yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
8. Pemberkasan adalah penempatan Arsip Kementerian Sekretariat Negara ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis, atau kesamaan masalah.
9. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan Arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian Sekretariat Negara menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
10. Daftar Arsip Aktif adalah suatu daftar yang dibuat oleh unit pengolah yang sekurang-kurangnya memuat pencipta Arsip, unit pengolah, nomor Arsip, Klasifikasi Arsip, uraian informasi Arsip, kurun waktu, tingkat perkembangan, jumlah, dan keterangan.
11. Daftar Berkas adalah daftar yang sekurang-kurangnya memuat unit pengolah, nomor berkas, kode klasifikasi, uraian informasi berkas, kurun waktu, jumlah, dan keterangan.
12. Daftar Isi Berkas adalah suatu daftar yang sekurang-kurang memuat nomor berkas, nomor item arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tanggal, jumlah, dan keterangan.
13. Daftar . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA
13. Daftar Arsip Pindah adalah suatu daftar yang dibuat oleh unit pengolah, unit kearsipan II, dan/atau unit kearsipan III yang sekurang-kurangnya memuat pencipta Arsip, nomor Arsip, Klasifikasi Arsip, jenis/series Arsip, kurun waktu, tingkat perkembangan, jumlah, dan keterangan.
14. Daftar Arsip Inaktif adalah suatu daftar yang dibuat oleh unit kearsipan I, unit kearsipan II, dan/atau unit kearsipan III yang sekurang-kurangnya memuat pencipta Arsip, nomor Arsip, Klasifikasi Arsip, jenis/series Arsip, kurun waktu, tingkat perkembangan, jumlah, keterangan, nomor boks, lokasi simpan, jangka simpan dan nasib akhir, serta kategori Arsip.
15. Daftar Arsip Serah adalah suatu daftar yang dibuat oleh unit kearsipan I yang sekurang-kurangnya memuat pencipta Arsip, nomor Arsip, Klasifikasi Arsip, jenis/series Arsip, kurun waktu, tingkat perkembangan, jumlah, dan keterangan.
16. Daftar Arsip Musnah adalah suatu daftar yang dibuat oleh unit kearsipan I, unit kearsipan II, dan/atau unit kearsipan III yang sekurang-kurangnya memuat pencipta Arsip, nomor Arsip, Klasifikasi Arsip atau skema pengaturan Arsip, jenis/series Arsip yang dimusnahkan, kurun waktu, tingkat perkembangan, jumlah, dan keterangan.
17. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip di Kementerian Sekretariat Negara.
18. Sistem Informasi Manajemen Arsip yang selanjutnya disebut SIM
Arsip adalah suatu aplikasi yang dipergunakan oleh unit pengolah dan unit kearsipan untuk membuat Daftar Arsip Pindah, Daftar Arsip Musnah, Daftar Arsip Serah, penyebarluasan informasi kearsipan, penemuan Arsip, layanan peminjaman Arsip, dan sarana pengembangan kualitas sumber daya manusia kearsipan.
19. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
20. Perangkat . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA
20. Perangkat Kearsipan adalah semua alat perlengkapan yang digunakan dalam pengelolaan Arsip di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, yang meliputi organisasi kearsipan, sumber daya manusia kearsipan, dan peralatan kearsipan.
21. Pengolahan Arsip adalah metode dan teknik yang dipergunakan untuk mengendalikan Arsip secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penelitian, Pemberkasan, penyimpanan, dan penyusutan.
22. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan Arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, penyerahan Arsip dari unit kearsipan I ke ANRI, dan pemusnahan Arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna oleh unit kearsipan.
23. Pemindahan Arsip adalah kegiatan memindahkan Arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan di atasnya.
24. Pemusnahan Arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi Arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi.
25. Autentikasi adalah adalah pernyataan tertulis atau tanda yang menunjukkan bahwa arsip adalah asli atau sesuai dengan aslinya.
26. Legalisasi adalah pengesahan arsip hasil alih media sesuai dengan arsip aslinya.
27. Organisasi Kearsipan adalah organisasi yang berwenang dan bertanggung jawab dalam pengelolaan Arsip Kementerian Sekretariat Negara yang terdiri dari unit pengolah dan unit kearsipan.
28. Unit Pengolah adalah seluruh unit kerja dan Istana Kepresidenan di daerah serta Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola semua Arsip Aktif yang diciptakannya.
29. Unit Kearsipan adalah satuan organisasi/unit kerja dan Istana Kepresidenan di daerah serta Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola semua Arsip Inaktif yang diciptakan oleh Unit Pengolah.
30. Sumber . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA
30. Sumber Daya Manusia Kearsipan yang selanjutnya disebut SDM
Kearsipan adalah pejabat dan pegawai di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara yang ditunjuk dan atau bertugas, bertanggungjawab dalam pelaksanaan pengelolaan Arsip Aktif dan Arsip Inaktif Kementerian Sekretariat Negara.
31. Satuan Organisasi adalah unsur-unsur organisasi Kementerian Sekretariat Negara yang dipimpin oleh pejabat Eselon I yang terdiri dari:
a. Sekretariat Kementerian;
b. Sekretariat Presiden;
c. Sekretariat Wakil Presiden;
d. Sekretariat Militer Presiden;
e. Deputi Bidang Hukum dan Perundang-Undangan;
f. Deputi Bidang Hubungan Kelembagaan dan Kemasyarakatan; dan
g. Deputi Bidang Administrasi Aparatur.
32. Unit Kerja adalah unsur-unsur organisasi Kementerian Sekretariat Negara yang dipimpin oleh pejabat Eselon II yang terdiri dari:
a. Biro;
b. Asisten Deputi;
c. Inspektorat; dan
d. Pusat Pendidikan dan Pelatihan. BAB II . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA BAB II ASAS, PRINSIP, DAN PERANGKAT KEARSIPAN A. Asas Kearsipan Asas yang diterapkan dalam pengelolaan Arsip di Kementerian Sekretariat
Negara adalah asas gabungan antara asas sentralisasi dan asas desentralisasi dengan penerapan sebagai berikut.
1. Asas Sentralisasi diterapkan pada pengelolaan Arsip Inaktif yang dipusatkan di Unit Kerja yang mengoordinasikan pengelolaan Arsip termasuk kegiatan penyusutan dan pembinaan kearsipan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara.
2. Asas Desentralisasi diterapkan pada pengelolaan Arsip Aktif dan Arsip Vital oleh masing-masing Unit Pengolah pada setiap Satuan Organisasi. B. Prinsip Penataan Arsip Prinsip yang diterapkan dalam penataan Arsip Aktif menggunakan Klasifikasi Arsip Kementerian Sekretariat Negara. Prinsip yang diterapkan dalam penataan Arsip Inaktif sebagai berikut.
1. Prinsip Asal Usul (principle of provenance) Prinsip asal usul (principle of provenance) merupakan prinsip yang dilakukan untuk menjaga Arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan Pencipta Arsip (provenance), tidak dicampur dengan Arsip yang berasal dari Pencipta Arsip lain sehingga Arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.
2. Prinsip Aturan Asli (Original Order) Prinsip aturan asli (original oreder) merupakan prinsip yang dilakukan untuk menjaga Arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika Arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan Pencipta Arsip. C. Perangkat . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA C. Perangkat Kearsipan
1. Organisasi Kearsipan
a. Unit Pengolah Unit Pengolah terdiri dari seluruh Unit Kerja dan Istana Kepresidenan di Daerah serta Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran yang memiliki kewajiban untuk: 1) mengelola Arsip Aktif di Unit Kerja dan Istana Kepresidenan di Daerah serta Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran yang bersangkutan di bawah pembinaan Unit Kearsipan; 2) menyusun dan menyerahkan Daftar Arsip Aktif kepada Unit Kearsipan di atasnya paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan; 3) menyusun Daftar Arsip Pindah melalui SIM Arsip; 4) memindahkan Arsip Inaktif sesuai dengan JRA ke Unit Kearsipan di atasnya; dan 5) melakukan Legalisasi Arsip Aktif.
b. Unit Kearsipan 1) Unit Kearsipan I Unit Kearsipan I merupakan Unit Kearsipan tingkat pusat yang berada di Unit Kerja yang menggordinasikan pengelolaan Arsip dan berfungsi sebagai Pusat Arsip Inaktif Kementerian Sekretariat Negara dengan tugas: a) menyimpan, mengelola, dan mengendalikan Arsip Inaktif Kementerian Sekretariat Negara; b) melaksanakan koordinasi dan pembinaan teknis kearsipan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara termasuk Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran, yang meliputi antara lain:
(1) koordinasi penyelenggaraan kearsipan;
(2) penyusunan pedoman dan standar kearsipan;
(3) bimbingan, supervisi, fasilitasi, dan konsultasi pelaksanaan kearsipan;
(4) pembinaan . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA
(4) pembinaan teknis kearsipan yang meliputi pengelolaan Arsip Aktif, pengelolaan Arsip Inaktif, dan pengelolaan Arsip Vital;
(5) sosialisasi kearsipan; dan
(6) perencanaan, penelitian, pengembangan, pemantauan, dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan kearsipan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. c) melakukan pengawasan kearsipan internal yang terdiri dari kegiatan audit dan monitoring atas pelaksanaan kegiatan kearsipan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara; d) melaksanakan koordinasi dengan ANRI dalam penyelenggaran pengawasan kearsipan eksternal; e) memberikan persetujuan dan memantau kegiatan Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Kearsipan II dan Unit Kearsipan III; f) memberikan persetujuan dan memantau kegiatan Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan II dan Unit Kearsipan III; g) melakukan kegiatan Pemusnahan Arsip yang sudah habis masa retensinya dan berketerangan musnah serta tidak memiliki nilai guna setelah mendapatkan persetujuan Pencipta Arsip, pimpinan Satuan Organisasi yang mengoordinasikan pengelolaan Arsip di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, dan Kepala ANRI; h) menyerahkan Arsip Statis yang bernilai guna kesejarahan dan pertanggungjawaban nasional kepada ANRI setelah mendapat persetujuan Menteri Sekretaris Negara; i) melaksanakan koordinasi, pembinaan, dan pelayanan administrasi Pejabat Fungsional Arsiparis di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara; dan j) melakukan Legalisasi terhadap Arsip Inaktif yang disimpan di bawah kewenangannya. 2) Unit Kearsipan II Unit Kearsipan II merupakan Unit Kearsipan pada tingkat Satuan Organisasi dan Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno serta Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran yang terdiri dari unit-unit pengolah, dengan tugas: a) mengelola . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA a) mengelola Arsip Inaktif di Satuan Organisasi dan Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno serta Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran yang bersangkutan di bawah pembinaan Unit Kearsipan I; b) melakukan pembinaan teknis kearsipan untuk Unit Pengolah di bawah kewenangannya; c) memindahkan Arsip Inaktif ke Unit Kearsipan I; d) melakukan kegiatan Pemusnahan Arsip yang sudah habis masa retensinya dan berketerangan musnah serta tidak memiliki nilai guna berkoordinasi dengan Unit Kearsipan I; e) sebagai koordinator Unit Kearsipan III, khusus untuk Unit Kearsipan II Sekretariat Presiden; dan f) melakukan Legalisasi terhadap Arsip yang disimpan di bawah kewenangannya. 3) Unit Kearsipan III Unit Kearsipan III terdiri atas Istana Kepresidenan Bogor, Istana Kepresidenan Cipanas, Istana Kepresidenan Yogyakarta, dan Istana Kepresidenan Tampaksiring Bali yang berfungsi sebagai Pusat Arsip Inaktif di lingkungan Istana Kepresidenan, dengan tugas: a) mengelola dan mengendalikan Arsip Inaktif di lingkungan Istana Kepresidenan di Daerah masing-masing; b) melaksanakan kegiatan pemindahan Arsip Inaktif ke Unit Kearsipan II dengan berkoordinasi dengan Unit Kearsipan I; dan c) melakukan kegiatan Pemusnahan Arsip yang sudah habis masa retensinya berketerangan musnah dan tidak memiliki nilai dengan guna berkoordinasi dengan Unit Kearsipan II dan Unit Kearsipan I; dan d) melakukan Legalisasi terhadap Arsip yang disimpan di bawah kewenangannya.
2. SDM Kearsipan
a. Pengelola Arsip Pejabat atau Pegawai Kementerian Sekretariat Negara yang diberi tugas/ditunjuk oleh pimpinan Satuan Organisasi/Unit Kerja/ Kepala Istana Kepresidenan di daerah/Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran untuk mengelola Arsip masing-masing.
b. Arsiparis . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA
b. Arsiparis Tingkat Terampil Arsiparis Tingkat Terampil merupakan Arsiparis dengan kualifikasi teknis atau penunjang profesional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan pengetahuan teknis di bidang pengelolaan Arsip dan pembinaan kearsipan.
c. Arsiparis Tingkat Ahli Arsiparis Tingkat Ahli merupakan Arsiparis dengan kualifikasi profesional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang pengelolaan Arsip dan pembinaan kearsipan.
d. Penanggung Jawab Arsip Seluruh pimpinan Unit Kerja, Istana Kepresidenan di Daerah, serta Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran bertugas dan bertanggung jawab atas pelaksanaan pengolahan dan penyimpanan Arsip Aktif masing-masing.
e. Pimpinan Unit Kerja yang Mengoordinasikan Pengelolaan Arsip di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara Pimpinan Unit Kerja yang mengoordinasikan pengelolaan Arsip di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara merupakan pimpinan Unit Kearsipan I di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Dalam melaksanakan kegiatan kearsipan, Pimpinan Unit Kerja yang mengoordinasikan pengelolaan Arsip di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara memiliki kewenangan sebagai berikut: 1) memberikan persetujuan Pemindahan Arsip yang diusulkan oleh Unit Pengolah, Unit Kearsipan II, dan Unit Kearsipan III; 2) memberikan persetujuan Pemusnahan Arsip yang diusulkan oleh Unit Kearsipan II dan Unit Kearsipan III; 3) menandatangani Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif; 4) menandatangani Surat Pertimbangan Panitia Penilai/Tim Pelaksana Pemusnahan Arsip serta Berita Acara Pemusnahan Arsip; 5) memimpin Penyerahan Arsip Statis ke ANRI; 6) memberikan . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA 6) memberikan persetujuan Daftar Usulan Penilaian Angka Kredit (DUPAK) dan Penilaian Angka Kredit (PAK) Jabatan Fungsional Arsiparis; 7) memberikan persetujuan peminjaman Arsip Inaktif di Unit Kearsipan I; dan 8) melakukan Legalisasi terhadap Arsip yang disimpan di bawah kewenangannya.
f. Pimpinan Satuan Organisasi yang Mengoordinasikan Pengelolaan Arsip di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara Pimpinan Satuan Organisasi yang mengoordinasikan pengelolaan Arsip di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara menyelenggarakan fungsi dukungan administrasi ketatausahaan, arsip dan dokumentasi, serta keprotokolan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Dalam melaksanakan kegiatan kearsipan, Pimpinan Satuan Organisasi yang mengoordinasikan pengelolaan Arsip di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara memiliki kewenangan sebagai berikut: 1) membentuk Panitia Penilai Arsip yang akan dimusnahkan; 2) meminta pertimbangan tertulis dari Panitia Penilai Arsip dan persetujuan tertulis kepada Kepala ANRI dalam kegiatan Pemusnahan Arsip Kementerian Sekretariat Negara; 3) meminta persetujuan kepada Menteri Sekretaris Negara dalam kegiatan penyerahan Arsip Statis yang bernilai guna kesejarahan dan pertanggungjawaban nasional ke ANRI; 4) menandatangani Berita Acara Serah Terima Arsip ke ANRI; dan 5) menandatangani Daftar Arsip Serah.
3. Panitia Penilai Arsip Panitia Penilai Arsip bertugas untuk melakukan penilaian Arsip yang akan dimusnahkan dan diserahkan. Pembentukan Panitia Penilai Arsip ditetapkan oleh pimpinan Satuan Organisasi yang mengoordinasikan pengelolaan Arsip di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Panitia Penilai Arsip sekurang-kurangnya terdiri dari:
a. pimpinan pada Unit Kearsipan I;
b. Arsiparis . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA
b. Arsiparis pada Unit Kearsipan I;
c. pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan;
d. pimpinan Unit Kearsipan II dan Unit Kearsipan III; dan
e. pejabat/pegawai dari Inspektorat dan/atau Unit Kerja yang menangani bidang Hukum.
4. Peralatan Kearsipan Peralatan kearsipan akan diuraikan dalam Bab berikutnya sesuai dengan penggunaan peralatan kearsipan pada setiap kegiatan kearsipan. BAB III . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA BAB III PENGELOLAAN ARSIP A. Penciptaan Arsip Penciptaan Arsip dilaksanakan berdasarkan: 1) Tata naskah dinas untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas Arsip. Tata naskah dinas memuat antara lain pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 2) Klasifikasi Arsip untuk mengelompokkan Arsip sebagai satu keutuhan informasi terhadap Arsip yang dibuat dan diterima. Klasifikasi Arsip disusun berdasarkan analisis fungsi dan tugas Pencipta Arsip yang disusun secara logis, sistematis, dan kronologis. 3) Klasifikasi keamanan dan akses Arsip dinamis untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan Arsip dalam rangka penggunaan Arsip dan informasinya sesuai dengan peraturan perundang-undangan. B. Penggunaan Arsip Penggunaan Arsip dinamis dilakukan untuk memenuhi kepentingan dalam kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan, layanan kepentingan publik, perlindungan hak, atau penyelesaian sengketa. Penggunaan Arsip Kementerian Sekretariat Negara dilakukan melalui kegiatan peminjaman Arsip.
Tujuan peminjaman Arsip adalah untuk memberikan akses Arsip kepada pengguna Arsip baik di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara maupun pihak lain untuk kepentingan kedinasan, pemeriksaan, penelitian, dan untuk pelestarian. Peminjaman Arsip dari pihak luar, berpedoman pada Standar Pelayanan Pemberian Informasi Publik kepada masyarakat yang dilaksanakan oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) yang dikoordinasikan oleh Unit Kerja yang menangani bidang hubungan masyarakat. C. Peminjaman . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA C. Peminjaman Arsip
1. Mekanisme Peminjaman Arsip pada Unit Kearsipan
a. Mekanisme Peminjaman Arsip pada Unit Kearsipan secara Manual Mekanisme peminjaman Arsip di Unit Kearsipan I secara manual dapat dilihat pada Bagan 1 sebagai berikut. Bagan 1 Bagan Mekanisme Peminjaman Arsip di Unit Kearsipan I (Manual) Berdasarkan bagan tersebut, mekanisme peminjaman Arsip di Unit Kearsipan I dapat dijelaskan sebagai berikut. 1) Arsiparis/pengelola Arsip pada Unit Kearsipan I menerima dan mencatat memorandum permohonan peminjaman Arsip Inaktif dari Satuan Organisasi/Unit Kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara yang telah mendapat arahan dari pimpinan Unit Kerja yang mengoordinasikan pengelolaan Arsip di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Penelitian memorandum/surat permohonan peminjaman arsip Penemuan kembali arsip dan meletakkan out indicator pada tempat arsip yang dipinjam Penggandaan/fotokopi dokumen Penerimaan dan pencatatan memorandum/surat permohonan peminjaman arsip yang telah mendapat arahan dari pimpinan unit kerja yang mengoordinasikan
1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Kementerian Sekretariat Negara dalam rangka kegiatan kedinasan, kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2. Arsip Aktif adalah Arsip Kementerian Sekretariat Negara yang frekuensi penggunaanya tinggi dan/atau terus-menerus dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi dan dikelola oleh Unit Pengolah di setiap satuan organisasi.
3. Arsip Inaktif adalah Arsip Kementerian Sekretariat Negara yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun dan dikelola oleh unit kearsipan.
4. Arsip . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA
4. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh Kementerian Sekretariat Negara karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
5. Arsiparis adalah pegawai Kementerian Sekretariat Negara yang diangkat dengan surat keputusan sebagai Pejabat Fungsional Arsiparis di Kementerian Sekretariat Negara yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan di unit pengolah dan unit kearsipan.
6. Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
7. Arsip Vital adalah Arsip Kementerian Sekretariat Negara yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
8. Pemberkasan adalah penempatan Arsip Kementerian Sekretariat Negara ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis, atau kesamaan masalah.
9. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan Arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian Sekretariat Negara menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
10. Daftar Arsip Aktif adalah suatu daftar yang dibuat oleh unit pengolah yang sekurang-kurangnya memuat pencipta Arsip, unit pengolah, nomor Arsip, Klasifikasi Arsip, uraian informasi Arsip, kurun waktu, tingkat perkembangan, jumlah, dan keterangan.
11. Daftar Berkas adalah daftar yang sekurang-kurangnya memuat unit pengolah, nomor berkas, kode klasifikasi, uraian informasi berkas, kurun waktu, jumlah, dan keterangan.
12. Daftar Isi Berkas adalah suatu daftar yang sekurang-kurang memuat nomor berkas, nomor item arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tanggal, jumlah, dan keterangan.
13. Daftar . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA
13. Daftar Arsip Pindah adalah suatu daftar yang dibuat oleh unit pengolah, unit kearsipan II, dan/atau unit kearsipan III yang sekurang-kurangnya memuat pencipta Arsip, nomor Arsip, Klasifikasi Arsip, jenis/series Arsip, kurun waktu, tingkat perkembangan, jumlah, dan keterangan.
14. Daftar Arsip Inaktif adalah suatu daftar yang dibuat oleh unit kearsipan I, unit kearsipan II, dan/atau unit kearsipan III yang sekurang-kurangnya memuat pencipta Arsip, nomor Arsip, Klasifikasi Arsip, jenis/series Arsip, kurun waktu, tingkat perkembangan, jumlah, keterangan, nomor boks, lokasi simpan, jangka simpan dan nasib akhir, serta kategori Arsip.
15. Daftar Arsip Serah adalah suatu daftar yang dibuat oleh unit kearsipan I yang sekurang-kurangnya memuat pencipta Arsip, nomor Arsip, Klasifikasi Arsip, jenis/series Arsip, kurun waktu, tingkat perkembangan, jumlah, dan keterangan.
16. Daftar Arsip Musnah adalah suatu daftar yang dibuat oleh unit kearsipan I, unit kearsipan II, dan/atau unit kearsipan III yang sekurang-kurangnya memuat pencipta Arsip, nomor Arsip, Klasifikasi Arsip atau skema pengaturan Arsip, jenis/series Arsip yang dimusnahkan, kurun waktu, tingkat perkembangan, jumlah, dan keterangan.
17. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip di Kementerian Sekretariat Negara.
18. Sistem Informasi Manajemen Arsip yang selanjutnya disebut SIM
Arsip adalah suatu aplikasi yang dipergunakan oleh unit pengolah dan unit kearsipan untuk membuat Daftar Arsip Pindah, Daftar Arsip Musnah, Daftar Arsip Serah, penyebarluasan informasi kearsipan, penemuan Arsip, layanan peminjaman Arsip, dan sarana pengembangan kualitas sumber daya manusia kearsipan.
19. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
20. Perangkat . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA
20. Perangkat Kearsipan adalah semua alat perlengkapan yang digunakan dalam pengelolaan Arsip di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, yang meliputi organisasi kearsipan, sumber daya manusia kearsipan, dan peralatan kearsipan.
21. Pengolahan Arsip adalah metode dan teknik yang dipergunakan untuk mengendalikan Arsip secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penelitian, Pemberkasan, penyimpanan, dan penyusutan.
22. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan Arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, penyerahan Arsip dari unit kearsipan I ke ANRI, dan pemusnahan Arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna oleh unit kearsipan.
23. Pemindahan Arsip adalah kegiatan memindahkan Arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan di atasnya.
24. Pemusnahan Arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi Arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi.
25. Autentikasi adalah adalah pernyataan tertulis atau tanda yang menunjukkan bahwa arsip adalah asli atau sesuai dengan aslinya.
26. Legalisasi adalah pengesahan arsip hasil alih media sesuai dengan arsip aslinya.
27. Organisasi Kearsipan adalah organisasi yang berwenang dan bertanggung jawab dalam pengelolaan Arsip Kementerian Sekretariat Negara yang terdiri dari unit pengolah dan unit kearsipan.
28. Unit Pengolah adalah seluruh unit kerja dan Istana Kepresidenan di daerah serta Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola semua Arsip Aktif yang diciptakannya.
29. Unit Kearsipan adalah satuan organisasi/unit kerja dan Istana Kepresidenan di daerah serta Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola semua Arsip Inaktif yang diciptakan oleh Unit Pengolah.
30. Sumber . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA
30. Sumber Daya Manusia Kearsipan yang selanjutnya disebut SDM
Kearsipan adalah pejabat dan pegawai di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara yang ditunjuk dan atau bertugas, bertanggungjawab dalam pelaksanaan pengelolaan Arsip Aktif dan Arsip Inaktif Kementerian Sekretariat Negara.
31. Satuan Organisasi adalah unsur-unsur organisasi Kementerian Sekretariat Negara yang dipimpin oleh pejabat Eselon I yang terdiri dari:
a. Sekretariat Kementerian;
b. Sekretariat Presiden;
c. Sekretariat Wakil Presiden;
d. Sekretariat Militer Presiden;
e. Deputi Bidang Hukum dan Perundang-Undangan;
f. Deputi Bidang Hubungan Kelembagaan dan Kemasyarakatan; dan
g. Deputi Bidang Administrasi Aparatur.
32. Unit Kerja adalah unsur-unsur organisasi Kementerian Sekretariat Negara yang dipimpin oleh pejabat Eselon II yang terdiri dari:
a. Biro;
b. Asisten Deputi;
c. Inspektorat; dan
d. Pusat Pendidikan dan Pelatihan. BAB II . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA BAB II ASAS, PRINSIP, DAN PERANGKAT KEARSIPAN A. Asas Kearsipan Asas yang diterapkan dalam pengelolaan Arsip di Kementerian Sekretariat
Negara adalah asas gabungan antara asas sentralisasi dan asas desentralisasi dengan penerapan sebagai berikut.
1. Asas Sentralisasi diterapkan pada pengelolaan Arsip Inaktif yang dipusatkan di Unit Kerja yang mengoordinasikan pengelolaan Arsip termasuk kegiatan penyusutan dan pembinaan kearsipan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara.
2. Asas Desentralisasi diterapkan pada pengelolaan Arsip Aktif dan Arsip Vital oleh masing-masing Unit Pengolah pada setiap Satuan Organisasi. B. Prinsip Penataan Arsip Prinsip yang diterapkan dalam penataan Arsip Aktif menggunakan Klasifikasi Arsip Kementerian Sekretariat Negara. Prinsip yang diterapkan dalam penataan Arsip Inaktif sebagai berikut.
1. Prinsip Asal Usul (principle of provenance) Prinsip asal usul (principle of provenance) merupakan prinsip yang dilakukan untuk menjaga Arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan Pencipta Arsip (provenance), tidak dicampur dengan Arsip yang berasal dari Pencipta Arsip lain sehingga Arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.
2. Prinsip Aturan Asli (Original Order) Prinsip aturan asli (original oreder) merupakan prinsip yang dilakukan untuk menjaga Arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika Arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan Pencipta Arsip. C. Perangkat . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA C. Perangkat Kearsipan
1. Organisasi Kearsipan
a. Unit Pengolah Unit Pengolah terdiri dari seluruh Unit Kerja dan Istana Kepresidenan di Daerah serta Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran yang memiliki kewajiban untuk: 1) mengelola Arsip Aktif di Unit Kerja dan Istana Kepresidenan di Daerah serta Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran yang bersangkutan di bawah pembinaan Unit Kearsipan; 2) menyusun dan menyerahkan Daftar Arsip Aktif kepada Unit Kearsipan di atasnya paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan; 3) menyusun Daftar Arsip Pindah melalui SIM Arsip; 4) memindahkan Arsip Inaktif sesuai dengan JRA ke Unit Kearsipan di atasnya; dan 5) melakukan Legalisasi Arsip Aktif.
b. Unit Kearsipan 1) Unit Kearsipan I Unit Kearsipan I merupakan Unit Kearsipan tingkat pusat yang berada di Unit Kerja yang menggordinasikan pengelolaan Arsip dan berfungsi sebagai Pusat Arsip Inaktif Kementerian Sekretariat Negara dengan tugas: a) menyimpan, mengelola, dan mengendalikan Arsip Inaktif Kementerian Sekretariat Negara; b) melaksanakan koordinasi dan pembinaan teknis kearsipan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara termasuk Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran, yang meliputi antara lain:
(1) koordinasi penyelenggaraan kearsipan;
(2) penyusunan pedoman dan standar kearsipan;
(3) bimbingan, supervisi, fasilitasi, dan konsultasi pelaksanaan kearsipan;
(4) pembinaan . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA
(4) pembinaan teknis kearsipan yang meliputi pengelolaan Arsip Aktif, pengelolaan Arsip Inaktif, dan pengelolaan Arsip Vital;
(5) sosialisasi kearsipan; dan
(6) perencanaan, penelitian, pengembangan, pemantauan, dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan kearsipan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. c) melakukan pengawasan kearsipan internal yang terdiri dari kegiatan audit dan monitoring atas pelaksanaan kegiatan kearsipan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara; d) melaksanakan koordinasi dengan ANRI dalam penyelenggaran pengawasan kearsipan eksternal; e) memberikan persetujuan dan memantau kegiatan Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Kearsipan II dan Unit Kearsipan III; f) memberikan persetujuan dan memantau kegiatan Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan II dan Unit Kearsipan III; g) melakukan kegiatan Pemusnahan Arsip yang sudah habis masa retensinya dan berketerangan musnah serta tidak memiliki nilai guna setelah mendapatkan persetujuan Pencipta Arsip, pimpinan Satuan Organisasi yang mengoordinasikan pengelolaan Arsip di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, dan Kepala ANRI; h) menyerahkan Arsip Statis yang bernilai guna kesejarahan dan pertanggungjawaban nasional kepada ANRI setelah mendapat persetujuan Menteri Sekretaris Negara; i) melaksanakan koordinasi, pembinaan, dan pelayanan administrasi Pejabat Fungsional Arsiparis di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara; dan j) melakukan Legalisasi terhadap Arsip Inaktif yang disimpan di bawah kewenangannya. 2) Unit Kearsipan II Unit Kearsipan II merupakan Unit Kearsipan pada tingkat Satuan Organisasi dan Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno serta Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran yang terdiri dari unit-unit pengolah, dengan tugas: a) mengelola . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA a) mengelola Arsip Inaktif di Satuan Organisasi dan Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno serta Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran yang bersangkutan di bawah pembinaan Unit Kearsipan I; b) melakukan pembinaan teknis kearsipan untuk Unit Pengolah di bawah kewenangannya; c) memindahkan Arsip Inaktif ke Unit Kearsipan I; d) melakukan kegiatan Pemusnahan Arsip yang sudah habis masa retensinya dan berketerangan musnah serta tidak memiliki nilai guna berkoordinasi dengan Unit Kearsipan I; e) sebagai koordinator Unit Kearsipan III, khusus untuk Unit Kearsipan II Sekretariat Presiden; dan f) melakukan Legalisasi terhadap Arsip yang disimpan di bawah kewenangannya. 3) Unit Kearsipan III Unit Kearsipan III terdiri atas Istana Kepresidenan Bogor, Istana Kepresidenan Cipanas, Istana Kepresidenan Yogyakarta, dan Istana Kepresidenan Tampaksiring Bali yang berfungsi sebagai Pusat Arsip Inaktif di lingkungan Istana Kepresidenan, dengan tugas: a) mengelola dan mengendalikan Arsip Inaktif di lingkungan Istana Kepresidenan di Daerah masing-masing; b) melaksanakan kegiatan pemindahan Arsip Inaktif ke Unit Kearsipan II dengan berkoordinasi dengan Unit Kearsipan I; dan c) melakukan kegiatan Pemusnahan Arsip yang sudah habis masa retensinya berketerangan musnah dan tidak memiliki nilai dengan guna berkoordinasi dengan Unit Kearsipan II dan Unit Kearsipan I; dan d) melakukan Legalisasi terhadap Arsip yang disimpan di bawah kewenangannya.
2. SDM Kearsipan
a. Pengelola Arsip Pejabat atau Pegawai Kementerian Sekretariat Negara yang diberi tugas/ditunjuk oleh pimpinan Satuan Organisasi/Unit Kerja/ Kepala Istana Kepresidenan di daerah/Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran untuk mengelola Arsip masing-masing.
b. Arsiparis . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA
b. Arsiparis Tingkat Terampil Arsiparis Tingkat Terampil merupakan Arsiparis dengan kualifikasi teknis atau penunjang profesional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan pengetahuan teknis di bidang pengelolaan Arsip dan pembinaan kearsipan.
c. Arsiparis Tingkat Ahli Arsiparis Tingkat Ahli merupakan Arsiparis dengan kualifikasi profesional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang pengelolaan Arsip dan pembinaan kearsipan.
d. Penanggung Jawab Arsip Seluruh pimpinan Unit Kerja, Istana Kepresidenan di Daerah, serta Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran bertugas dan bertanggung jawab atas pelaksanaan pengolahan dan penyimpanan Arsip Aktif masing-masing.
e. Pimpinan Unit Kerja yang Mengoordinasikan Pengelolaan Arsip di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara Pimpinan Unit Kerja yang mengoordinasikan pengelolaan Arsip di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara merupakan pimpinan Unit Kearsipan I di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Dalam melaksanakan kegiatan kearsipan, Pimpinan Unit Kerja yang mengoordinasikan pengelolaan Arsip di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara memiliki kewenangan sebagai berikut: 1) memberikan persetujuan Pemindahan Arsip yang diusulkan oleh Unit Pengolah, Unit Kearsipan II, dan Unit Kearsipan III; 2) memberikan persetujuan Pemusnahan Arsip yang diusulkan oleh Unit Kearsipan II dan Unit Kearsipan III; 3) menandatangani Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif; 4) menandatangani Surat Pertimbangan Panitia Penilai/Tim Pelaksana Pemusnahan Arsip serta Berita Acara Pemusnahan Arsip; 5) memimpin Penyerahan Arsip Statis ke ANRI; 6) memberikan . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA 6) memberikan persetujuan Daftar Usulan Penilaian Angka Kredit (DUPAK) dan Penilaian Angka Kredit (PAK) Jabatan Fungsional Arsiparis; 7) memberikan persetujuan peminjaman Arsip Inaktif di Unit Kearsipan I; dan 8) melakukan Legalisasi terhadap Arsip yang disimpan di bawah kewenangannya.
f. Pimpinan Satuan Organisasi yang Mengoordinasikan Pengelolaan Arsip di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara Pimpinan Satuan Organisasi yang mengoordinasikan pengelolaan Arsip di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara menyelenggarakan fungsi dukungan administrasi ketatausahaan, arsip dan dokumentasi, serta keprotokolan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Dalam melaksanakan kegiatan kearsipan, Pimpinan Satuan Organisasi yang mengoordinasikan pengelolaan Arsip di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara memiliki kewenangan sebagai berikut: 1) membentuk Panitia Penilai Arsip yang akan dimusnahkan; 2) meminta pertimbangan tertulis dari Panitia Penilai Arsip dan persetujuan tertulis kepada Kepala ANRI dalam kegiatan Pemusnahan Arsip Kementerian Sekretariat Negara; 3) meminta persetujuan kepada Menteri Sekretaris Negara dalam kegiatan penyerahan Arsip Statis yang bernilai guna kesejarahan dan pertanggungjawaban nasional ke ANRI; 4) menandatangani Berita Acara Serah Terima Arsip ke ANRI; dan 5) menandatangani Daftar Arsip Serah.
3. Panitia Penilai Arsip Panitia Penilai Arsip bertugas untuk melakukan penilaian Arsip yang akan dimusnahkan dan diserahkan. Pembentukan Panitia Penilai Arsip ditetapkan oleh pimpinan Satuan Organisasi yang mengoordinasikan pengelolaan Arsip di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Panitia Penilai Arsip sekurang-kurangnya terdiri dari:
a. pimpinan pada Unit Kearsipan I;
b. Arsiparis . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA
b. Arsiparis pada Unit Kearsipan I;
c. pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan;
d. pimpinan Unit Kearsipan II dan Unit Kearsipan III; dan
e. pejabat/pegawai dari Inspektorat dan/atau Unit Kerja yang menangani bidang Hukum.
4. Peralatan Kearsipan Peralatan kearsipan akan diuraikan dalam Bab berikutnya sesuai dengan penggunaan peralatan kearsipan pada setiap kegiatan kearsipan. BAB III . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA BAB III PENGELOLAAN ARSIP A. Penciptaan Arsip Penciptaan Arsip dilaksanakan berdasarkan: 1) Tata naskah dinas untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas Arsip. Tata naskah dinas memuat antara lain pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 2) Klasifikasi Arsip untuk mengelompokkan Arsip sebagai satu keutuhan informasi terhadap Arsip yang dibuat dan diterima. Klasifikasi Arsip disusun berdasarkan analisis fungsi dan tugas Pencipta Arsip yang disusun secara logis, sistematis, dan kronologis. 3) Klasifikasi keamanan dan akses Arsip dinamis untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan Arsip dalam rangka penggunaan Arsip dan informasinya sesuai dengan peraturan perundang-undangan. B. Penggunaan Arsip Penggunaan Arsip dinamis dilakukan untuk memenuhi kepentingan dalam kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan, layanan kepentingan publik, perlindungan hak, atau penyelesaian sengketa. Penggunaan Arsip Kementerian Sekretariat Negara dilakukan melalui kegiatan peminjaman Arsip.
Tujuan peminjaman Arsip adalah untuk memberikan akses Arsip kepada pengguna Arsip baik di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara maupun pihak lain untuk kepentingan kedinasan, pemeriksaan, penelitian, dan untuk pelestarian. Peminjaman Arsip dari pihak luar, berpedoman pada Standar Pelayanan Pemberian Informasi Publik kepada masyarakat yang dilaksanakan oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) yang dikoordinasikan oleh Unit Kerja yang menangani bidang hubungan masyarakat. C. Peminjaman . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA C. Peminjaman Arsip
1. Mekanisme Peminjaman Arsip pada Unit Kearsipan
a. Mekanisme Peminjaman Arsip pada Unit Kearsipan secara Manual Mekanisme peminjaman Arsip di Unit Kearsipan I secara manual dapat dilihat pada Bagan 1 sebagai berikut. Bagan 1 Bagan Mekanisme Peminjaman Arsip di Unit Kearsipan I (Manual) Berdasarkan bagan tersebut, mekanisme peminjaman Arsip di Unit Kearsipan I dapat dijelaskan sebagai berikut. 1) Arsiparis/pengelola Arsip pada Unit Kearsipan I menerima dan mencatat memorandum permohonan peminjaman Arsip Inaktif dari Satuan Organisasi/Unit Kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara yang telah mendapat arahan dari pimpinan Unit Kerja yang mengoordinasikan pengelolaan Arsip di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Penelitian memorandum/surat permohonan peminjaman arsip Penemuan kembali arsip dan meletakkan out indicator pada tempat arsip yang dipinjam Penggandaan/fotokopi dokumen Penerimaan dan pencatatan memorandum/surat permohonan peminjaman arsip yang telah mendapat arahan dari pimpinan unit kerja yang mengoordinasikan